مهام ووظائف السكرتارية - .:| موقع رجل الفولة - بوابة ابناء غرب كردفان |:.
  التسجيل   تعليمات   قائمة الأعضاء   التقويم   البحث   مشاركات اليوم   اجعل كافة الأقسام مقروءة
 


الإهداءات



منتدى الثقافة والتراث يختص بثقافة وتراث المنطقة بشكل عام

إضافة رد
 
أدوات الموضوع طريقة عرض الموضوع
رقم المشاركة : ( 1 )
 
عضو جديد
محمد عبدالله سرير الحاج غير متواجد حالياً
 
رقم العضوية : 201
تاريخ التسجيل : Mar 2011
مكان الإقامة : السودان - الفولة
عدد المشاركات : 10
عدد النقاط : 10
قوة التقييم :
افتراضي مهام ووظائف السكرتارية

كُتب : [ 03-16-2011 - 07:03 PM ]


بسم الله الرحمن الرحيم



مهام ووظائف السكرتارية



هنالك علاقة وثيقة تربط بين السكرتير والأعمال المكتبية المختلفة . فأعمال السكرتارية أو الأعمال المكتبية من استقبال وتصدير البريد كتابة الرسائل والمذكرات والتقارير ، واستقبال الزوار ، تحضير الاجتماعات ، وحفظ وتصنيف الأوراق والملفات ، واستخدام الأجهزة المكتبية الحديثة ، والطباعة على الآلة الكاتبة والحاسوب ، واستنساخ صور الوثائق والمستندات هي أساس وظائف المهمة الكتابية التي يقع على عاتقها خدمة الإدارات الرئيسية الأخرى في المنظمة.

وبمقدار كفاءة وحيوية أجهزة السكرتارية والموظفين الكتابيين ، تكون كفاءة وحيوية المنظمة في تحقيق أهدافها . فالعلاقة وثيقة ووطيدة بين أهداف المنظمة وبين كفاءة القائمين على أمر الأعمال الكتابية أو أجهزة السكرتارية بها .

مفهوم السكرتارية :
إن كلمة سكرتير ليست عربية بل إنجليزية الأصل ويعني الجزء الأول منها " السر" ولذلك نطلق لفظ كاتم السر أو أمين السر على من يقوم بأعمال السكرتارية بدلا . من أن نطلق عليه اسم " سكرتير " . وفي بعض البلدان مثل الولايات المتحدة الأمريكية تعني وزير وفي انجلترا مثل وكيل / أمين عام الوزارة ومرات أمين عام / سكرتير عام .

إن كلمة سكرتير بمعناها المحدد البسيط تعني ذلك الموظف الذي يقوم بمساعدة كبار المديرين بالمنظمة ومعاونته في تنظيم وقته ، استقبال الزوار والمحادثات الهاتفية ، تنظيم وحفظ الأوراق والملفات الإطلاع على الصحف اليومية وإخباره بما تحويه من أخبار عن المنظمة .

أعمال وواجبات السكرتارية :
1/ استلام البريد اليومي الوارد وتسجيلـه وفرزه وتوزيعه على الأقسام المختلفة وكذلك الاعتناء بالبريد الصادر من المنظمة .
2/ متابعة البريد والرسائل المرسلة للأقسام المختلفة وخاصة تلك ذات المواعيد المحددة للرد .
3/ حفظ الرسائل والمستندات في ملفاتها المناسبــة ، وحفظ وترتيب الملفات في أماكنها المناسبة وبطريقة منظمة يسهل الرجوع إليها عند الحاجة أو الطلب .
4/ مساعدة المدير / الرئيس على التنبؤ بالمشاكل وتخطيط برامج المستقبل وذلك بتقديم المعلومات المناسبة له في الوقت المناسب .
5/ العمل على حماية وتنظيم وقت الرئيس .
6/ الإطلاع على الصحف وعرض المعلومات المهمة ذات العلاقة والصلة بأعمال المنظمة على الرئيس .
7/ دراسة الموضوعات التي يطلبها الرئيس وتقديم تقارير مكتملة بخصوصها .
8/ استقبال الزوار الذين يصرون لمقابلة الرئيس / المدير .
9/ الإشراف على أنشطة المنظمة التي تقويم بتنظيمها في المناسبات المعنية .



المؤهلات والسمات الشخصية :
يجب على السكرتير أن يكون مؤهلا علميا وعمليا حتى يستطيع القيام بعمله بكفاءة واقتدار . وبالنسبة للمؤهل العلمي فإن كل نوع من أنواع السكرتيرين يتطلب مؤهلا علميا يتناسب والعمل الذي يقوم به ..

ولكن هنالك سمات شخصية عامة يجب توفرها في السكرتير ألا وهي :
¨ التفاني بالعمل والإخلاص فيه .
¨ قوة الذاكرة .
¨ اللباقة والكياسة .
¨ قوة الشخصية .
¨ الإلمام بالشؤون الإدارية والمالية المختلفة بالمنظمة .
¨ الإلمام بعلاقات الإدارات والأقسام والوحدات وإجراءات سير العمل بالمنظمة .
¨ التكتم على الأمور السرية في العمل .
¨ أن يكون طموحا .
¨ الحصول على جانب كبير من الثقافة .
¨ أن يكون صبورا .
¨ الإلمام بطبائع الناس وميولهم وعاداتهم .
¨ الإنصات .

أنواع السكرتارية :
¨ الخاصة .
¨ المتخصصة .
¨ العامة .
¨ التنفيذية .
السكرتارية الخاصة :
يقوم بها ما يسمي بالسكرتير الخاص ويكون موضع ثقة المدير / الرئيس ويكون مؤتمن على أسرار الرئيس .
مقومات السكرتارية الخاصة :
¨ حسن المظهر .
¨ كتمان الأسرار . النشاط والحيوية إذ أن عمله يتطلب حركة دائبة وتنقل مستمر بين الإدارات مما يتطلب قدرا كبيرا من النشاط والحيوية .
الثبات الانفعالي :
إن الثبات الانفعالي من السمات الأساسية والتي تتطلب من السكرتير أن يقابل المواقف المختلفة بما تستحقه من انفعالات – فكثير ما تواجهه مواقف قد تستثير غضبه أو قلقه أو اكتئابه ومن المهم السيطرة على الانفعالات والتحكم في الأعصاب والبعد عن القلق الشديد الذي يعطل التفكير والتركيز .
¨ حب العمل والإخلاص فيه : إن الإخلاص والشعور بالانتماء للعمل والمنظمة من مقومات السكرتير الناجح .



¨ قوة الذاكرة : يجب الاعتماد على الذاكرة إلى حد كبير لاسيما في الأعمال المستعجلة التي يكلفه بها الرئيس ولا تحتاج إلى مذكرات كتابية .
¨ قوة الشخصية : التمتع بشخصية قوية والاعتزاز بكرامته والمحافظة على الهدوء في كل الأعمال التي يقوم بها .

المهارات الفنية :
كل الصفات والسمات المذكورة سابقا يجب أن تتماشي مع مقدرة السكرتير على القيام بالمهارات الفنية المطلوبة منه كإتقان الطباعة والاختزال واستعمال الأجهزة المكتبية كالتلكس والفاكس والحاسوب والهاتف وآلات النسخ والتصوير والإلمام بترتيب الرسائل والوثائق .

أهم أعمال السكرتير :
¨ تلقي الرسائل الواردة وعرضها على المدير بعد فحصها والتأكد من وجود المرفقات اللازمة .
¨ طباعة وكتابة ردود الرسائل الواردة .
¨ دراسة الموضوعات التي يريد المدير البحث فيها مع تقديم التقارير اللازمة عنها .
¨ تنظيم مقابلات المدير وحفظ البيانات عن المواعيد وإخطار المدير مسبقا .
¨ إطلاع المدير على كل ما ينشر عن المنظمة في الصحف والمجلات .
¨ حفظ أوراق ووثائق المدير في ملفات خاصة بطريقة يسهل الرجوع إليها عند الحوجة .
¨ الرد على المكالمات الهاتفية .

عند اختيار السكرتير الخاص فهنالك عدد من الأساليب تستخدم في هذا المجال منها :
¨ الاختبارات الموضوعية التحصيلية والهدف منها قياس مدى معرفة وإلمام السكرتير الخاص لبعض الخبرات والمعلومات المتخصصة المتصلة بمجال السكرتارية وذلك باستخدام علامة ( / ) أمام الإجابة المناسبة .
¨ اختبارات القدرات والاستعدادات العقلية وذلك لقياس ذكاء والاستعدادات العقلية لدى السكرتير الخاص .
¨ اختبار المعلومات العامة وذلك لقياس المعلومات العامة لدى الأفراد المتقدمين لشغل الوظيفة .
¨ اختبارات المواقف : وذلك لقياس مدى قدرة السكرتيرين الخاصين على مواجهة المواقف الجديدة والحرجة .
¨ المقابلة ويطلق عليها أحيانا الاختبار الشخصي ومن خلالها يمكن التأكد من توافر الشخصية المتزنة المؤثرة ، الشكل والمظهر المناسب ، الذاكرة ، المقدرة على التحدث والإنصات والتعرف على اتجاهات وقيم وأسلوب تفكير المتقدمين .
السكرتارية المتخصصة :
¨ السكرتير ( المستشار القانوني ).
¨ السكرتير الصحفي .
¨ السكرتير الطبي .
¨ السكرتير التعليمي .



السكرتارية العامة :
مهام السكرتارية العامة :
¨ عمليات الحفظ والتصنيف والفهرسة .
¨ معالجة البريد والوارد والصادر والرقابة على هذا النشاط .
¨ عمليات الطباعة والنسخ المركزية .

كما أن هنالك أعباء تقوم بها السكرتارية العامة في بعض المنظمات مثل :
¨ الإشراف على التأثيث والتجهيزات المكتبية وكذلك توزيع المكاتب والطاولات والكراسي والإشراف على الصيانة .
¨ الإشراف على عمليات الحضور والانصراف للعاملين .
¨ تبعية قسم الاستعلامات للسكرتارية العامة .

السكرتارية التنفيذية :
تم استحداث السكرتارية التنفيذية وذلك من أجل مساعدة المديرين في أعمالهم المتزايدة .

أهم أعمال هذا النوع :
¨ الإشراف على المعارض والاحتفالات التي تقيمها المنظمة .
¨ تسهيل اتصال الجمهور بالمدير والإشراف على تغطية زيارات العملاء للمنظمة .
¨ القيام ببعض واجبات الرئيس بالتعاون مع نائبه أثناء غيابه بالإضافة إلى تصريف الأعمال الروتينية .
¨ التحضير لاجتماعات المدير المهمة .
¨ الرد على كثير من الرسائل الموجهة إلى الرئيس وخاصة المهمة منها .
¨ قد يتم تفويض السكرتير التنفيذي اتخاذ بعض القرارات مما يعني أن له دور إداري في المنظمة .
¨ تقديم المشورة ووجهات النظر إلى الرئيس .
¨ ترتيب وتنظيم وقت الرئيس ومواعيده ولقاءا ته ذات الأهمية الخاصة .
¨ تجهيز ترتيبات سفر الرئيس .
¨ استلام وحفظ المراسلات ذات الطابع السري والمهمة المتعلقة بعمل الرئيس والإشراف عليها .

وحيث أن مسمي وظيفة سكرتير تنفيذي لا تروق للبعض رغما عن كبر حجم مسئولياتها إلا أن البعض يفضل أن يطلق مسمي وظيفتهم مسمي مدير تنفيذي أو مدير مكتب المدير / الرئيس.

رد مع اقتباس
إضافة رد

أدوات الموضوع
طريقة عرض الموضوع

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة

الانتقال السريع


الساعة الآن 05:46 PM.


vEhdaa 1.1 by NLP ©2009